Le Secrétaire Administratif de l’EHHF agit en tant que point de contact privilégié pour les membres, en assistant le pays hôte dans l’organisation de la réunion annuelle et en s’assurant du suivi et du maintien des discussions tout au long de l’année. Il assiste également les deux sous-comités en cas de besoin (EHLF European Heritage Legal Forum ; et TFES Groupe de Travail sur l’Économie et les Statistiques). Le Secrétariat échange ainsi régulièrement avec les administrations-membres et maintient la communication toute l’année. Les directeurs des autorités publiques du patrimoine en Europe bénéficie donc d’un outil centralisé, qui facilite grandement la coordination des activités et la circulation de l’information.